Aufzeichnungspflichten im Arbeitszeitgesetz
Denken Sie daran Durchrechnungszeiträume bzw. Saisonbeginn und – ende zu vermerken und dokumentieren Sie die Verkürzung von Ruhezeiten und den Ausgleich dazu genau!
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Grundregel
Arbeitgeber:innen müssen selbst oder durch beauftragte Mitarbeiter:innen in elektronischer oder in handschriftlicher Form Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Bei kleineren Betrieben empfiehlt sich zumindest das Führen einer Excel-Tabelle, die zwischen Normalstunden, Mehrarbeitsstunden (für Teilzeitkräfte) und Überstunden unterscheidet.
Beachten Sie: Wenn Sie ein elektronisches Zeiterfassungssystem anschaffen wollen, sollten Sie sich zuerst über die Arbeitszeitmodelle in ihrem Betrieb, die Sie vereinbart haben und die sie abbilden wollen, klar werden und anschließend einen entsprechenden Programmierungsauftrag an die Firma erteilen, die Ihnen das Zeiterfassungssystem liefert.
Arbeitgeber:innen können mit einzelnen Mitarbeiter:innen vereinbaren, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von diesen persönlich zu führen sind. In einem solchen Fall sind alle Mitarbeiter:innen entsprechend anzuleiten, sich die Arbeitszeitaufzeichnungen regelmäßig aushändigen zu lassen und zu kontrollieren. Schlussendlich sollten die Arbeitszeitaufzeichnungen von Mitarbeiter:innen und Arbeitgeber:innen beiderseits unterschrieben sein.
Fixe Arbeitseinteilung
Arbeitgeber:innen können mit Mitarbeiter:innen eine fixe, Woche für Woche und Tag für Tag gleiche Arbeitszeiteinteilung schriftlich vereinbaren. Sie müssen dann nur Abweichungen von dieser Arbeitszeiteinteilung aufzeichnen. Arbeitgeber:innen haben den Arbeitsinspektor:innen die Einhaltung der fixen Arbeitszeiteinteilung auf Verlangen zu bestätigen.
Durchrechnungszeitraum
Arbeitgeber:innen müssen in den Arbeitszeitaufzeichnungen den Beginn und die Dauer eines Durchrechnungszeitraumes festhalten. Für Jahresbetriebe bedeutet dies, dass Beginn und Ende des maximal 26-wöchigen Durchrechnungszeitraumes in die Arbeitszeitaufzeichnungen aufzunehmen sind. Für Saisonbetriebe bedeutet dies, dass der Beginn und das Ende der Saison, deren Ausmaß laut Kollektivvertrag die Dauer des Durchrechnungszeitraumes festlegt, in die Arbeitszeitaufzeichnungen aufzunehmen sind.
Ruhepausen
Spätestens nach 6 Stunden Arbeitszeit müssen Mitarbeiter:innen eine unbezahlte Ruhepause von 30 Minuten konsumieren. Diese eine Ruhepause kann auf 2 Ruhepausen á 15 Minuten oder 3 Ruhepausen á 10 Minuten aufgeteilt werden. Die Ruhepausen sind in die Arbeitszeitaufzeichnungen aufzunehmen.
Keine Aufzeichnungen über die Ruhepausen müssen geführt werden, wenn Beginn und Ende der Ruhepausen durch Betriebsvereinbarung, in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung fix festgelegt werden. Hierbei kann nach Wochentagen oder Schichten unterschieden werden.
Muster
Vereinbart wird, dass der/die Mitarbeiter:in die Ruhepause von ____ bis ____ konsumiert.
Ebenfalls keine Aufzeichnungen über Ruhepausen müssen geführt werden, wenn es den Mitarbeiter:innen überlassen wird, innerhalb eines längeren festgelegten Zeitraumes die Ruhepausen nach freier Wahl zu konsumieren. Hierbei kann ebenfalls nach Wochentagen oder Schichten unterschieden werden.
Muster
Vereinbart wird, dass der/die Mitarbeiter:in sich verpflichtet, eine Ruhepause von 30 Minuten in einem Zeitraum von ____ bis _____ zu konsumieren.
Verkürzung der täglichen Ruhezeit auf 8 Stunden in Saisonbetrieben
Nehmen Saisonbetriebe eine Verkürzung der täglichen Ruhezeit auf 8 Stunden in Anspruch, müssen Arbeitgeber:innen die Arbeitszeitaufzeichnungen führen und dürfen sie nicht an Mitarbeiter:innen delegieren.
Arbeitgeber:innen müssen in den Arbeitszeitaufzeichnungen des betreffenden Mitarbeitenden vermerken, dass sie die Möglichkeiten zur Verkürzung der Ruhezeit in Anspruch nehmen. Außerdem sind Beginn und Ende der Saison anzugeben.
Stand: Oktober 2023
