Buchungen und Reservierungen digital verwalten
Bei einer klaren Ablagestruktur ist digital abgelegte Korrespondenz mit Gästen für Mitarbeiter sogar einfacher und schneller auffindbar.
Im Hotel Sans Souci in Wien wird die papierlose Rezeption bereits gelebt. Florian Pitzer gibt Einblick:
Unsere Tipps zum Papier sparen an der Rezeption
- Mehr Beratung, weniger Flyer
Gäste sind dankbar für Veranstaltungstipps, aber gerade jüngere Gäste bevorzugen oftmals Informationen auf ihrem Handy. Auch bei nicht so online-affinen Zielgruppen ist es möglich, die Anzahl der ausgehändigten Flyer zu reduzieren, indem nur ausgewählte und auf die Interessen des Gastes abgestimmte Flyer ausgegeben werden. - Stadtplan nicht als Standardausgabe
Nicht alle Gäste brauchen automatisch einen Stadtplan in Papierform. - Infotafel statt Morgenpost
Verweisen Sie auf Informationstafeln zu Tagesmenü oder -programm und verzichten Sie auf Gästeinfos in Papierform. Manche Häuser informieren auch bereits via eigener Hotel-App über Angebote. - Postsendungen abbestellen
Sie kennen das sicher! Viele Stunden verbringen Sie damit, unerwünschte Postsendungen durchzusortieren und vieles ungeöffnet in den Mistkübel zu werfen. Auch wenn es einigen Anfangsaufwand mit sich bringt, lohnt es sich daher, unerwünschte Post abzubestellen. Vielleicht kann ein Praktikant diese Aufgabe übernehmen. - Tagesabschluss/Nachtreport digital ablegen
Es ist nicht notwendig, alle Reports auszudrucken. Die digitale Archivierung ist ausreichend und spart je nach Hotelgröße zig Seiten Papier pro Tag. - Hotelprogramm statt Listen
Hotelprogramme, wie Hotelkit machen viele Listen unnötig und helfen, Hotelabläufe zu optimieren und zu dokumentieren. Auch wenn diese kostenpflichtig sind, können Kosten durch Effizienz eingespart werden.
Wir haben im Saalbacher Hof in der Hauptsaison ein Team von rund 70 Mitarbeitern im Sommer und ca. 110 Mitarbeiter im Winter und nutzen für die interne Kommunikation das webbasierte Tool Hotelkit. Für uns ist wichtig, dass jeder unserer Mitarbeiter mit dem Tool umgehen kann, denn wir wickeln nahezu unsere ganze interne Kommunikation über Hotelkit ab. Wir arbeiten zum Beispiel mit fachlichen Checklisten in den Abteilungen, erstellen Reparaturaufträge für unsere Haustechniker, schreiben Übergaben und Aufgaben an die Kollegen, tauschen Ideen aus und vieles mehr. Das spart nicht nur jede Menge Papier sondern auch Zeit, weil To-dos schnell festgehalten werden können und einfach wieder auffindbar sind und weil Übergaben schnell kommentiert und geteilt werden können. Für uns ist Hotelkit im täglichen Ablauf nicht mehr wegzudenken.
- Elektronisches Gästeverzeichnisblatt
Das österreichische Meldegesetz erlaubt das elektronische Erfassen der Meldedaten und Übernahme der elektronisch erfassten Unterschrift via Unterschriftspad – das freut den Gast (vorausgefüllte Daten), spart Zeit und Papier! - Rechnungen an den Gast nicht ausdrucken
Statt Inforechnung und tatsächliche Rechnung auszudrucken, kann ein Beleg auch in elektronischer Form zugestellt werden (z.B. als pdf per Mail oder automatisiert aus dem Hotelprogramm).
Der elektronische Meldeschein ist ressourcenschonend, da er Papier, Druck und Lagerkosten sowie Zeit einspart. Rechnungen schicken wir grundsätzlich automatisiert per Mail!
Und außerhalb der Rezeption?
- Zeitschriften und Magazine reduzieren
Da viele Gäste bereits am Handy oder Tablet ihre Nachrichten konsumieren, wird das Auflegen von Zeitschriften und Zeitungen unwichtiger. Alternativ können Sie auch Zugänge für Onlineportale anbieten.Tipp: Zeitungen können wiederverwendet werden als Zwischenablage für Kaffeetassen. - Sparsamer Umgang mit Seminarblöcken
Wählen Sie Seminarblöcke so aus, dass sie teilbar sind und weiterverwendet werden können, wenn angebrauchte Seiten abgerissen werden. - Abwaschbare Notizen
Der Reinigungsplan z.B. für die öffentliche Toilette kann auch abwaschbar sein (z.B. Bilderrahmen).
