Schon lange nicht mehr war der Blick in die Glaskugel in unseren Budget-Workshops so trüb wie gerade jetzt. Die Energiekosten steigen ins Unermessliche, Wareneinsatzkosten explodieren, die Mitarbeiter:innen fordern höhere Löhne und Anfrage und Buchungszahlen entwickeln sich gerade nicht mehr so schnell wie in „guten“ Wintern. Pick Ups sind nicht mehr so absehbar wie Jahre zuvor, als es noch ein Winter wie damals war…
Planung, nur ein trüber Blick in die Glaskugel?
Umso wichtiger wird es, sich einer detaillierten Planung zu widmen. Nur wie? Wovon gehen wir aus? Grundsätzlich raten wir dazu, weiterhin optimistisch, realistisch zu planen. Doch in Zeiten dieser Unsicherheiten – mit immer größerer Kurzfristigkeit, sowohl auf Seiten unserer Gäste, als auch bei jeglichen Einkaufspreisen – empfiehlt es sich, sich mit zwei bis drei Szenarien der Planung für das nächste Wirtschaftsjahr auseinander zu setzen. Eine realistische, eine durchaus optimistische sowie eine pessimistische Planung werden so zu einem Kompass durch das nächste Geschäftsjahr. In schwierigen Zeiten brauchen Hotelières und Hoteliers eine hohe Transparenz hinsichtlich der betrieblichen und
wirtschaftlichen Situation in ihrem Betrieb.
Schnelle Finanzbuchhaltung, sichere Navigation
Diese Transparenz erreichen wir mit einer auf Monatsbasis detaillierten Planrechnung und laufenden Soll-Ist-Vergleichen. Grundlage für einen aussagefähigen Soll-Ist-Vergleich ist eine Finanzbuchhaltung mit einem hohen Detaillierungsgrad. Gefragt ist auch Schnelligkeit. Schnelligkeit, weil Abweichungen zum Plan nur dann schnell erkannt und in die
richtige Richtung gesteuert werden können, wenn dies frühzeitig passiert. Haben wir doch in Österreich Zeit bis zum 15. des übernächsten Monats, unsere Umsatzsteuer abzuführen und demnach auch die Finanzbuchhaltungen abzuschließen, so wäre es aber trotzdem wünschenswert, hätten wir bereits spätestens am 15. des Folgemonats die aktuellen Ergebnisse am Tisch. Nur so kann sichergestellt werden, dass wir das Unternehmen in die richtige Richtung steuern.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter:innen ins Controlling ein
Wer versteht, warum er etwas tun soll, ist doppelt motiviert! Das gilt vor allem dann, wenn es um Einsparungen, nachvollziehbare Mittelverwendung und Mitarbeiter:inneneinsatz im Hotel geht. Aber auch bei der Planung der Erlöse ist es wichtig, verantwortliche Mitarbeitende mit ins Boot zu holen. Diese Übertragung der Verantwortung im Rahmen des Budgetprozesses führt zu einer deutlich höheren Einsatzbereitschaft. Oft sind es auch die Mitarbeiter:innen in ihren einzelnen Abteilungen, die als erste erkennen, wo es hakt, wo etwa Kosten effizient eingespart oder höhere Umsätze erzielt werden können.
Kommunizieren Sie Ergebnisse
Wenn wir die verantwortlichen Mitarbeiter:innen nun im Planungsprozess ins Boot holen, wird es natürlich auch wichtig, ihnen im Anschluss die Ergebnisse zu kommunizieren. Soll-Ist-Vergleiche auf Abteilungsebene ermöglichen, diesen Prozess in die Tat umzusetzen. In Abteilungsleiter:innen-Meetings werden die einzelnen Abweichungen in den Abteilungsergebnissen, sowohl im Erlös, als auch in den Kosten besprochen und rasch Maßnahmen gesetzt, um größere Abweichungen weiterhin zu vermeiden.
Die Devise lautet also: Mutig planen, aber mit allem rechnen. Vor allem rechnen!
Gerade aufgrund des Kostendrucks brauchen wir mehr Kostentransparenz, eine detaillierte Planung und eine Analyse eines Soll-Ist-Vergleiches, um
- Gewinne langfristig abzusichern,
- unnötige Kosten zu vermeiden,
- Abweichungen schnell aufzudecken, und
- als Entscheidungsunterstützung, um so mit weiterhin positiven Ergebnissen dem laufenden Investitionsdruck Stand zu halten.
