7 Prozesse im Hotel einfach digitalisieren

1. Einchecken

Wenn der Gast seinen Meldeschein bei der Ankunft ganz einfach auf seinem Smartphone ausfüllt und die Daten dann automatisiert im PMS landen, spart das nicht nur Zeit für Gäste und Mitarbeiter:innen, es reduziert außerdem die Fehlerquote. Der Check-In kann vom Gästeblatt bis zur Schlüsselkarten-Codierung automatisiert werden. Mit einem Check-In Terminal, dem Check-In per Hotel-App oder auch online haben die Gäste eine smarte Alternative. Warteschlange gehören damit der Vergangenheit an und die Rezeption muss nicht dauerhaft besetzt sein. Ist also einmal nicht genügend Personal im Haus, kann der Check-In Prozess vom Gast digital und selbstständig durchgeführt werden, während sich das Hotelteam um die individuellen Wünsche der Gäste kümmern kann. Die Anbindung zum PMS sorgt dafür, das der manuelle Daten-Abgleich entfällt.

2. Bezahlen

Das Bezahlen im Hotel kann zu einer bürokratischen Herausforderung werden. Kontaktlose Bezahlmöglichkeiten bieten Schutz vor Infektionen und beschleunigen den Bezahlvorgang vor Ort. Beispielsweise erledigt der Gast das Bezahlen bereits beim Check-In über die Hotel-App oder im Hotel direkt über das Check-In Terminal.

3. Bestellen & Reserverien

Stellen Sie sich vor, wie einfach es wäre, wenn der Gast vom Hotelzimmer aus mit nur wenigen Klicks ein Sandwich im Restaurant bestellt und die Bestellung direkt in der Küche ankommt. Keine Umwege mehr und kein „Stille-Post-Prinzip“ zwischen Gast, Rezeption und Küche. Auch der Bestellprozess oder die Reservierung von Tischen im Restaurant oder Wellness-Terminen kann digitalisiert und automatisiert werden. Wichtig sind hier nur die richtigen Schnittstellen zwischen den Systemen, damit der Prozess reibungslos ablaufen kann. Das macht den gesamten Ablauf gleichzeitig schlanker und effizienter, sorgt für weniger Zettelwirtschaft und spart obendrein noch Zeit, sowohl für den Gast, als auch für die Mitarbeiter:innen im Hotel.

4. Informieren

Oft finden Gäste eine Blättersammlung mit zahlreichen Informationen im Hotelzimmer vor, welche dazu noch veraltet ist. Das animiert die Gäste nicht dazu, sich zu informieren. Die Suche an sich endet meist mit dem Griff zum Telefonhörer oder dem Gang zur Rezeption. Dort sind dann Mitarbeiter:innen damit beschäftigt, geduldig wiederkehrende Fragen nach Frühstückzeiten, Ausflugstipps oder Öffnungszeiten des Restaurants zu beantworten. Das kostet Zeit. Digitale Helfer wie Gästemappen oder Lobbydisplays schaffen hier Abhilfe. Alle Informationen lassen sich dabei kategorisiert und ansprechend darstellen und sind auf Knopfdruck aktualisiert. Gedruckt werden muss nichts und die Informationen stehen dem Gast 24/7 zur Verfügung.

5. Zimmerreinigung abbestellen

Die tägliche Zimmerreinigung verbraucht viele Ressourcen in Form von Arbeitszeit, Wasser und Energie. Mit Unterstützung von digitalen Gästemappen auf dem In-Room Tablet kann die tägliche Zimmerreinigung problemlos und mit wenigen Klicks abbestellt werden. Das wird sofort im PMS hinterlegt und das Zimmerpersonal sowie die Rezeption sind sofort bestens informiert.

6. Kommunizieren

Normalerweise geht der Gast zur Rezeption und fragt dort nach einem Tipp. Es gibt mittlerweile zahlreiche Alternativen, um effizient und kontaktlos zu kommunizieren. Die digitale Gästemappe auf dem In-Room Tablet ersetzt das Telefon und verfügt
über einen multilingualen Chat mit Simultan-Übersetzungen. Zudem können Push-Nachrichten versendet werden und wenn die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter mal keine Zeit hat, beantwortet ein integrierter Chatbot zuverlässig die gängigsten Fragen.

7. Auschecken

Checken viele Gäste gleichzeitig aus, bilden sich Warteschlange am Empfang. Das sorgt für Frust auf beiden Seiten und führt im schlimmsten Fall zu schlechten Bewertungen, weil das Letzte, woran sich der Gast erinnert, die Warterei an der Rezeption ist. Über das Check-In Terminal und die digitale Gästemappe checken die Gäste mit wenigen Klicks schnell selbstständig aus.