Qualitätskriterien für Recruiting-Agenturen

Individualisierte Herangehensweise & akkurate Erstanalyse

• Ein wichtiges Qualitätsmerkmal ist, wie sehr sich die Agentur mit dem Unternehmen selbst, also der Organisations- und Personal-Strukturen, Visionen und der Kultur auseinandersetzt und diese auch erhebt. Jede Organisation hat unterschiedliche Voraussetzungen und Bedürfnisse. 
• Es ist wichtig, sich viel Zeit für diese Phase zu nehmen. Ziel ist eine perfekte Informationsaufbereitung für die Kandidat:innen. Sonst geht später unnötig viel (ungeplante) Zeit verloren. Schließlich geht es um ein „Matching“, das weit über reine Anforderungskriterien hinausgeht und von Nachhaltigkeit geprägt sein soll.

• Besonders geschätzt und eigentlich Voraussetzung sollte es sein, wenn Agentur-Mitarbeiter:innen sich vor Ort ein Bild machen (Video, Interviews, etc) und sich auch mit der Umgebung auseinandersetzen. Dadurch vertieft sich das Kooperationsverhältnis in beide Richtungen, die Identifikation mit den Auftraggeber:innen ist hoch, das Vermittlungs- bzw. Platzierungspotenzial steigert sich und die Wahrscheinlichkeit für den perfekten Match (passende, qualifizierte Kandidat:innen zu identifizieren) erhöht sich um ein Vielfaches.

Sich am Anfang ausreichend Zeit zu nehmen, beschleunigt später den Bewerbungsprozess.

Netzwerk und Kontakte

• Kontakte und Daten sind das Kapital einer jeden Recruiting-Agentur.
• Achtung vor Zahlenjongleuren: Wenn Datenbanken nicht gewartet sind und der Anteil der „Karteileichen“ den Anteil der aktiven Kandidat:innen übersteigt, spricht das für keine Agentur. Bitten Sie die Agenturen einen kleinen Einblick in Ihre Datenbanken zu bekommen - sprechen Sie an, wie Sie die Daten aktuell halten, um ein Gefühl zu bekommen, wie gut und aktuell die Daten sind. 
• Erfolgreiche Agenturen erweitern ihr Netzwerk non stop und sind daher auch sichtbar und präsent (doch Vorsicht: viele Agenturen agieren im Hintergrund durch „Paid Social Media" und scheinen daher nicht jedem Social Media-User auf).
• Erfolgreiche Agenturen haben meist ihr eigenes Wertempfehlungssystem geschaffen.
• Eine gute Vernetzung mit weiteren Agenturen (Verstärkung durch Synergien) ist wichtig, sozusagen kein Inseldenken, sondern gemeinsam für dasselbe Ziel! Dadurch erhöht sich die Besetzungschance ohne zusätzlicher Kosten für die Auftraggeber:innen. 

Referenzen

Empfehlungen sind immer sehr qualitative Indikatoren! Fragen Sie nach guten Referenzen, wie auch nach schwieriger zu lösenden Beispielen.

Branchenkenntnisse

• Branchenkenntnisse sind ein "Nice to have", aber nicht unbedingt ein "Must-have" in meinen Augen. Denn manchmal ist es auch förderlich, einen Blickwinkel einer Agentur von außerhalb der Branche zu erhalten. So sind neue Inputs für das Recruiting möglich.
• Branchenkenntnisse erleichtern es, die „Sprache“ der Auftraggeber:innen zu sprechen und organisatorische und strukturelle Herausforderungen zu durchdringen.
• Durch den Austausch mit unterschiedlichen Kunden baut sich die Expertise aus, die man den Auftraggeber:innen wiederum zugutekommen lässt (z.B. Trends, mögliche Schließungen, Frühwarnsysteme AMS, Ausbau von Qualifizierungseinrichtungen).

Fachexpertise

Eine qualitative Agentur zeichnet aus, dass sie auch zum strategischen Sparring Partner des Auftraggebers wird, eine gute Beratung abgibt und eine nachvollziehbare Strategie für den Bereich der Mitabeiter:innen-Gewinnung entwickelt.

Kommunikation & Vertrag

• Die Kommunikation muss transparent, tatsachenkonform, klar, effizient und schnell erfolgen. Sonst geht wertvolles Kandidatenpotenzial verloren!
• Regelmäßige Updates und Feedbackschleifen, um die Auftraggeber:innen über die Suchergebnisse auf dem Laufenden zu halten, ggf. auch untermauert mit entsprechenden KPI’s (Leads Generierungen, Reichweite, Click Rates, etc.) sind wichtig.
• Grundsätzlich zeichnet eine gute Agentur aus, proaktiv nachzufragen: Ist es zu kurzfristigen Änderungen gekommen? Hat sich das Anforderungsprofil durch die Erfahrungswerte erster Interviews verändert?
• Versteckte Kosten sorgen für Unmut und Vertrauensverlust.
• Bezüglich Vertragskonditionen: Auch wenn AGB’s schon mal in die Länge schlagen können, sind Transparenz und Nachvollziehbarkeit für sämtliche Szenarien wichtig und sorgen für eine professionelle Kooperation.

Matching und Präsentation der Zielerreichung

• Auch hier schlägt Qualität die Quantität! Ein erfolgsversprechendes Matching zeichnet sich vor allem darin aus, die Anforderungen & Voraussetzungen der Auftraggeber:innen mit den Voraussetzungen, Wünschen und Vorstellungen der Kandidat:innen bestmöglichst matchen. Dabei geht es nicht nur darum, die Fähigkeiten abzuklopfen, sondern auch den Blick auf den kulturellen Match zu werfen. Wie gut passt der oder die Kandidat:in zu den gelebten Unternehmenswerten?
• Dieser Prozess fordert ein hohes Maß an Analyse-, Kommunikationskompetenz, Menschenkenntnis und Verhandlungsgeschick (um nicht zu sagen Profiling Kenntnisse).
• Gute Agenturen werden Kandidat:innen präsentieren, die sie selbst sorgfältig ge-pre-screent haben. Wenn gewünscht, auch durch z.B. online basierte Persönlichkeitsverfahren. Die Kandidat:innen sind sehr gut auf das Unternehmen, die Funktion, sowie die jeweiligen Erwartungen gebrieft und werden dem Auftraggeber in einem sorgfältig aufbereiteten Dossier präsentiert.

Technische Infrastruktur und State-of-the-art Recruiting-Methoden

• Eine aktuell gehaltene, gut gewartete Datenbank, am besten in Form eines Bewerbermanagementsystems, bringt auch den Auftraggeber:innen einen entscheidenden Vorsprung. 
• Stichwort „Big Data“: durch eine leistungsfähige Infrastruktur ist es möglich, große Datenmengen zu speichern, zu verarbeiten und zu interpretieren. Daraus ableitend, ist es möglich, das Matching effizienter durchzuführen. Es kann aber auch bis zu einer Vorhersage über die Erfolgschancen, basierend auf historischen Daten, gehen. State-of-the-art-Agenturen können auch Markttrends miteinfließen lassen. 
• Agenturen (vor allem im Social Recruiting) sollten Anwenderkenntnisse über moderne Recruiting Methoden haben (Lead Generierungen, automatisiertes Active Sourcing, Zugang zu fremden Datenbanken, Multi Channel Recruiting, KI-gestützte Search & Screeningtools etc.)
• Mut zur Kreativität: Agenturen stechen auch hervor, wenn sie durch innovative Recruiting Methoden am Kandidatenmarkt für Aufsehen sorgen.

Gute Agenturen sind technisch stets up-to-date und setzen digitale Systeme effizient und kreativ ein.

Konstantes, langfristiges Beziehungsmanagement (Customer Relations Management)

• Es kommt auf die Bedürfnisse und Ziele des Auftraggebers an: sucht dieser einen langjährigen, verlässlichen Partner, wird die Agentur viel Zeit und Know How in den Aufbau einer tragfähigen Geschäftsbeziehung investieren. Wichtig ist auch der stetige Austausch, wenn Mitarbeiter:innen platziert wurden - wie entwickelt sich alles vor Ort?
• Das Vertrauen der Kandidat:innen zu gewinnen, ist eine Schlüsselaufgabe für Recruiting Agenturen. Hier bedarf es sehr guter analytischer und kommunikativer Fähigkeiten. Fassen Kandidaten und Kandidatinnen Vertrauen in ihre „Agency of choice“, werden sie sich vertrauensvoll an diese im eigenen Bedarfsfall wenden, was wiederum dem Arbeitgeber-Markt zugute kommt. Diese werden darüber hinaus wertvolle Multiplikatoren am heiß umkämpften „war of talents“, in Form von Weiterempfehlungen.
• Diskretion & Integrität ist im Beziehungsmanagement sehr wichtig (egal wem gegenüber).

Die oben angegebenen Kriterien entsprechen keiner Prioritäten-Abfolge.

Es sollte betont werden, dass nicht jede Agentur notwendigerweise sämtliche dieser Kriterien in vollem Umfang erfüllen muss. Je nach den individuellen Bedürfnissen des Auftraggebers/der Auftraggeberin könnten einige dieser Aspekte möglicherweise eine größere Relevanz haben als andere. Es ist ratsam, bereits im Vorfeld klare Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass die Agentur in der Lage ist, diesen gerecht zu werden.

Vielen Dank an unsere Campus-Referentin Irene Kribernegg, MBA für diese hilfreiche Aufstellung!