Bis jetzt fand das Onboarding meistens nebenbei und zwischendurch statt, und irgendwie ist es sich immer ausgegangen, dass sich die Teams – oft mehr schlecht als recht – zusammengefunden haben.
Was es jedoch zu bedenken gilt: Jeder neue Mitarbeiter fühlt sich unsicher in einem neuen beruflichen Umfeld und mit neuen Kollegen, auch wenn er schon Jahre an Berufserfahrung aufweisen kann.
Jedes Team braucht Zeit und die richtigen Voraussetzungen, um ein neues Teammitglied zu integrieren. Heutzutage kommen zudem oft Mitarbeiter ins Haus, deren Sprachkenntnisse und fachliche Kompetenzen mangelhaft sind. Wird also nur nebenbei eingeschult und die Mitarbeiter gleich in den Alltagsstress geschickt, dann wundert es nicht, dass viele nach kurzer Zeit das „Handtuch werfen“ und kündigen. Die einzige Chance dem entgegenzuwirken ist, die bisherige Einstellung zum Onboarding zu ändern. Das Schlagwort dafür ist: Effizienz (lat. efficientia: Wirksamkeit), also mit einem Minimum an Ressourcen das Maximum an Resultaten herauszuholen.
Faktum ist:
Die professionelle Einschulung der Mitarbeiter ist eine Investition in die Zukunft des Unternehmens und sollte deshalb hohe Priorität haben. Dazu gilt es, auch die eigene Einstellung zum Onboarding zu ändern.
Checkliste für die effiziente Mitarbeitereinschulung
Michael Bayer, Experte für Teambuilding und interne Kommunikation, hat die wichtigsten Schritte für den Einarbeitungsprozess zusammengefasst – damit Unternehmer und weitere Verantwortliche die notwendigen Onboarding-Schritte und -Aufgaben im Blick behalten können.
Die entscheidende Frage bei der Einschulung lautet: Was sollen die Mitarbeiter nach der Probezeit wissen und können?
Die vom Unternehmen dokumentierten Standards und Abläufe sowie Informationen über den Betrieb müssen ständig up to date gehalten werden. Zwar sind Erstellung und Pflege anfangs zeitaufwendig und mühsam, aber eine gute Dokumentation macht den Onboarding-Prozess um vieles einfacher.
Erstellen Sie unbedingt einen zielorientierten Schulungsplan. Für jeden Arbeitstag sind die zu lernenden Schwerpunkte zu dokumentieren. Die neuen Mitarbeiter bekommen diesen Plan am ersten Tag überreicht und können anhand dessen proaktiv die für den jeweiligen Tag vorgesehenen Themen und die Erklärungen durcharbeiten. Eine kurze Wiederholung am darauffolgenden Tag soll das Erlernte vertiefen, bevor man sich mit einem neuen Schwerpunkt beschäftigt.
Für eine 14-tägige Probezeit braucht es eine Liste für 10 bis 12 Tage und die entsprechenden Themenschwerpunkte.
Setzen Sie eine im Betrieb erfahrene Person ein, die den neuen Mitarbeiter bei der sozialen und fachlichen Integration im Betrieb unterstützt und begleitet.
Viele Inhalte können dem Bewerber bereits im Vorfeld online in Form eines Selbststudiums zur Verfügung gestellt werden, z.B. auf der Homepage oder über Tools wie Hotelkit. Dadurch weiß der Bewerber schon beim Vorstellungsgespräch über die wichtigsten Eckdaten des Unternehmens Bescheid und kann sich somit auch schon vor seinem ersten Arbeitstag wichtige Basiskenntnisse, wie z.B. Tischnummern, die Speisekarte oder Zimmerkategorien, aneignen. Die Kultur des selbstständigen Lernens wird damit initiiert.
Stellen Sie einen neuen Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag vor, z.B. durch einen Aushang im Mitarbeiterbereich. Beim ersten gemeinsamen Abteilungsmeeting erfolgt dann die persönliche Vorstellung, eventuell auch durch den neuen Mitarbeiter selbst.
Empfangen Sie den neuen Mitarbeiter bei Ankunft persönlich; zeigen Sie die Unterkunft, machen Sie eine erste (Vorstellungs)Runde durch das Hotel und stellen Sie den Mentor bzw. Buddy vor.
Achten Sie darauf, dass Arbeitsplatz und Arbeitsutensilien für den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag bereit sind.
Besser: Den Lernstoff regelmäßig in kleinen Häppchen vermitteln, als die Mitarbeiter mit dem gesamten Lernstoff auf einmal zu konfrontieren. So können sich die Inhalte besser festigen und die Mitarbeiter fühlen sich nicht so schnell überfordert. Routinen können hier sehr hilfreich sein: Jeden Tag sollte zur selben Zeit am selben Ort neues Wissen vermittelt und Gelerntes kontrolliert werden. Ideal sind tägliche „Power-Meetings“, die nicht länger als 3 bis 4 Minuten dauern.
Um neue Routinen langfristig zu implementieren ist es hilfreich, diese an schon bestehende direkt anzuknüpfen.
Auch in der Wissensvermittlung heißt es mit der Zeit zu gehen. Heute gibt es viele innovative und moderne Möglichkeiten, das Wissen erfolgreich an die Mitarbeiter weiterzugeben: Kurzschulungen, Lernvideos, Onlinekurse, Lern Apps und modernste Lerntechniken wie Micro-Learning oder Mnemotechnik. So vielfältig das Angebot auch ist, der Erfolg hängt ausschließlich von der Wertigkeit und vom Engagement des Unternehmens ab.
