Die erfolgreichsten Optimierungs-Maßnahmen für die Mitarbeiter:innen-Einsatzplanung und Senkung der Mitarbeiterkosten hat Mag. Erich Liegl von Kohl&Partner zusammengefasst.
So funktioniert's:
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Anpassung der Teams an den Bedarf
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Optimierung der Dienstpläne
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Budgetierung der Mitarbeiter:innen-Kosten
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Regelmäßiges Messen, Kommunizieren und Optimieren der Produktivität
Vermeiden Sie Stehzeiten und teilen Sie Ihre Mitarbeiter richtig ein
Qualität geht vor Rendite
Setzen Sie keine Rationalisierungsmaßnahmen ohne Blick auf die Gästefeedbacks: Ein/e Mitarbeiter:in weniger bringt nichts, wenn eine Leistung für den Gast nicht mehr oder nur eingeschränkt erbracht werden kann.
Zusammensetzung der Teams überprüfen
Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter:innen der Qualifikation entsprechend eingeteilt sind – d.h. fragen Sie sich, welche Qualifikation der/die einzelne Mitarbeiter:in mitbringt und welche Qualifikation es für eine bestimmte Stelle bzw. Aufgabe braucht. Setzen Sie vermehrt Hilfskräfte ein, damit die Arbeitszeit Ihrer Fachkräfte nicht für weniger qualifizierte Tätigkeiten verwendet wird. Also weg vom „Klassiker“, dass der Restaurantleiter Besteck poliert oder der Küchenchef die Abwasch aufräumt.
Saisonrandzeiten optimieren & mit Leistungs-Standards arbeiten
Hinterfragen Sie Ihre Öffnungszeiten (eine jährliche Überprüfung tut gut), checken Sie Ihre Belegung in Vor- und Nachsaisonzeiten genau im Hinblick auf den dafür notwendigen Mitarbeiter:innen-Stand. Setzen Sie dann Ziele für die Abteilungen und die Mitarbeiter:innen gemeinsam fest. Überprüfen Sie regelmäßig, ob diese eingehalten werden und welche Ergebnisse sie bringen. Belohnen Sie Einsatz und Zielerreichung.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen-Einsatzplanung optimieren wollen, dann beginnen Sie, unproduktive Zeiten zu eliminieren, anstatt "Köpfe" zu reduzieren!
Die Produktivitäten (Erlös pro Arbeitsstunde) täglich checken
Passen Sie die Dienstpläne an die Gästefrequenzen und den Umsatzverlauf an. Stellen Sie z.B. fest, wann die meisten Gäste zum Frühstück kommen und teilen Sie Ihren Mitarbeiter:innen-Stand entsprechend ein: Es muss nicht das ganze Team ab 07:00 Uhr da sein, wenn der Großteil der Gäste um 08:30 Uhr zum Frühstück kommt. Kommunizieren Sie die gemessene Produktivität an die Teams und leiten Sie gemeinsam Erkenntnisse und Verbesserungsmaßnahmen ab.
Stehzeiten mit aufschiebbarer Arbeit füllen & Verkäufer schulen
Durchforsten Sie jeden Arbeitsprozess auf inhaltliche und zeitliche Gestaltung. Versuchen Sie davon ableitend, Steh- und Leerlaufzeiten zu minimieren bzw. ganz zu eliminieren. Planen Sie insbesondere für Ihre Rezeptionsmitarbeiter:innen genügend Zeit für Beratungsgespräche direkt am Gast ein, schulen Sie das Rezeptionsteam im aktiven Verkauf – das Zusatzgeschäft wird es lohnen.
Führungskräfte mit ins Boot holen!
Planen und budgetieren Sie alles rund um die Mitarbeiter:innen-Einsatzplanung gemeinsam mit den Abteilungsleitern und Führungskräften. Instruieren Sie Ihr Führungsteam, die Mitarbeiter:innen zu informieren bzw. Feedback einzuholen.
Bedenken Sie bei allem, die gesetzlichen Rahmenbedingungen (Arbeitszeit) bzw. die Aushangfristen der Dienstpläne gemäß KV (mindestens zwei Wochen im Voraus) einzuhalten und in Abstimmung mit Ihren Mitarbeiter:innen zu agieren.
ÖHV-Tipp:
Wie Mitarbeitereinsatzplanung im Detail funktioniert, erfahren Sie von Mag. Erich Liegl bei der ÖHV-Unternehmerakademie
