Mittlerweile sind die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen sehr komplex. Aufzeichnungen über tägliche Arbeitszeit, Wochenarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten sind präzise zu führen.
Digitale Verwaltung als unverzichtbares Instrument
Diese elektronischen Aufzeichnungen können entweder durch die Eingabe in eine Zeiterfassungssoftware oder durch das Erfassen von Zeiten durch Chipsysteme erfolgen.
Auch gilt es, die Dienstplangestaltung mit heutzutage unterschiedlichen Arbeitszeiten bzw. Arbeitszeitmodellen und unter Beachtung des Arbeitszeitgesetzes zu bewältigen, für Kontrollen sind beweiskräftige Aufzeichnungen bereit zu haben. Händisch ist das nicht mehr zu schaffen. Durch digitale Tools bis hin zur mobilen Zeitplanungs-App kann eine optimale und unkomplizierte Planung ebenfalls unterstützt werden.
- Beachten Sie die Aushangfristen der Dienstpläne gemäß KV, das sind mindestens zwei Wochen im Voraus.
In digitalen Systemen sind die aktuellen rechtlichen Bestimmungen hinterlegt, so dass Sie bei der Planung und Erfassung auf allfällige „Stolpersteine“ (z.B. Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten) hingewiesen werden. Damit steht Ihre Arbeitszeitverwaltung auf rechtlich einwandfreien Beinen!
Tipp: Achten Sie bei der Auswahl von Systemen darauf, dass diese der österreichischen Rechtslage entsprechen!
Nur einer von 1.000 ÖHV-Vorteilen!
Diese Vorteile bringt Ihnen digitale Planung und Zeiterfassung zusätzlich zur Rechtssicherheit
Sie minimieren den Zeitaufwand für die Zeitaufzeichnungen erheblich.
Die Effizienz der Einsatzplanung kann wesentlich gesteigert werden.
Tipp: Schauen Sie sehr genau auf die Einteilung in sogenannten „Randzeiten“ (Beginn und Ende eines Planungstages): Dort liegt sehr viel Einsparungspotenzial ohne Qualitätsverlust in der Dienstleistung.
Die genaue Arbeitszeiterfassung hilft dabei, Lohnkosten zu optimieren.
Die ständig aktualisierte Übersicht der Zeitsalden ermöglicht, effizient und zeitnah zu reagieren, z.B. auf Überstunden, allfällige Minusstunden oder in der Urlaubsplanung.
Eine richtige Planung hilft, unnötige Mehr- und Folgekosten (z.B. Verwaltungsstrafen) zu vermeiden.
Sie haben auf Knopfdruck die vom Gesetzgeber verlangten Aufzeichnungen und Unterlagen zur Verfügung.
Sie geben Ihren Mitarbeiter:innen Sicherheit, dass Einteilung, Erfassung und schlussendlich Abrechnung der zu leistenden Stunden rechtlich einwandfrei sind.
Bei den digital-affinen, jungen Menschen können Sie mit digitalen Anwendungen – wie Dienstplan-Apps – punkten.
Nutzen Sie die Arbeitszeitaufzeichnungen als Schutz vor ungerechtfertigten Forderungen, indem Sie die Aufzeichnungen zumindest monatlich durch Ihre Mitarbeiter gegenzeichnen lassen. Nur dann kommt Ihnen volle Beweiskraft in einem eventuellen (Arbeits-)Gerichtsverfahren zu.
Wir danken Kevin Tschenet von CONTCO concept consulting GmbH & DP Personalsoftware GmbH, Innsbruck, für die Bereitstellung der Expertise.
