Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht

Einzelaufzeichnungspflicht

Seit 01.01.2016 müssen alle buchführungs- und rechnungslegungspflichtigen bzw. freiwillig buchführenden Unternehmer:innen unabhängig von ihrer Größe alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln aufzeichnen (vor der Steuerreform erst ab Jahresumsatz >150.000 Euro) – z.B. Tischabrechnung im Restaurant (Tageslosung der Restaurantkassa reicht nicht). Sowohl Einnahmen-Ausgaben-Rechner als auch Überschuss-Rechner (Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung) sollen alle Bargeschäfte einzeln festhalten, wobei im Gesetz hier das Wort „täglich“ fehlt.

Registrierkassenpflicht

Ab einem Netto-Jahresumsatz von 15.000 Euro sind alle Betriebe (daher nicht außerbetriebliche Einkunftsarten wie Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung wie z.B. kleine Vermietung mit bis zu 10 Zimmern oder 5 Appartements), die mehr als 7.500 Euro der Umsätze bar einnehmen, verpflichtet, ihre Bareinnahmen mittels elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem zu erfassen, das den Vorgaben der Kassenrichtlinie (KRL 2012) entspricht und Belege auszustellen, die den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen (siehe unten).

Wurde die Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 01. Jänner 2016 bis 31. März 2016 nicht erfüllt, so hatte dies noch keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen (vgl. § 25 Finanzstrafgesetz (FinStrG)). Die Abgabenbehörden und deren Organe haben keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen gesetzt, sondern vielmehr die Unternehmer:innen proaktiv unterstützt.

Wurde die Registrierkassenpflicht in der Zeit vom 01. April 2016 bis 30. Juni 2016 nicht erfüllt, waren dann keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen zu erwarten, wenn Unternehmer:innen Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen konnte (wie beispielsweise: Anschaffung einer Registrierkasse aufgrund von Lieferschwierigkeiten von Kassenhersteller:innen nicht möglich; Installation der notwendigen Software war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch IT-Servicefachleute nicht rechtzeitig möglich; erforderliche Einschulung von Unternehmer:innen und deren Erfüllungsgehilfen war nicht zeitgerecht durchführbar).

Die Verfolgung und Bestrafung von Hinterziehungen und Verkürzungen von Abgaben bleibt für beide Zeiträume davon unberührt.

Seit 01.04.2017 muss diese Registrierkasse zusätzlich über eine technische Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) verfügen, die die Kasse manipulationssicher macht. In der Folge muss auf allen Belegen eine Signatur durch diese Signaturerstellungseinheit angedruckt werden.

Seit 23.08.2016 besteht die Möglichkeit, die eingesetzte Registrierkasse in Finanzonline zu registrieren, ab 01.04.2017 besteht die Pflicht dazu.

Bei Ausfällen der Kasse darf weiter kassiert werden, die Geschäftsvorfälle müssen händisch erfasst und Belege erteilt werden. Diese Belege sind bei später in einer Registrierkasse nach zu erfassen.

Grundsätzlich sollen gemäß § 17 Abs. 4 RKS-V bei einem Ausfall der Signaturerstellungseinheit die Barumsätze auf einer anderen Registrierkasse (mit Anbindung zu einer Signaturerstellungseinheit) erfasst werden. Sollte die Erfassung an einer Kasse ohne Sicherheitseinrichtung erfolgen (Ausfall der Signatureinrichtung aufgrund z.B. einer defekten Karte), so ist am Beleg ein entsprechender Aufdruck „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anzudrucken. Bei Wiederinbetriebnahme ist ein signierter Sammelbeleg zu erstellen. Die Erfassung auf Papier (mit Durchschlag/Zweitschriften und Nacherfassung) ist dann erforderlich wenn keine andere Registrierkasse zur Verfügung steht. Eine Meldung (§ 17 RKS-V) über den Systemausfall an Finanz Online hat – ohne unnötigen Aufschub – in folgenden Fällen zu erfolgen:

• Ausfall nicht nur vorübergehend (mehr als 48 Stunden)
• Diebstahl oder Verlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse
• Funktionsverlust der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse
• Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse (Schlussbeleg ist zu drucken)

Dabei sind Grund und Beginn des Ausfalls oder der Außerbetriebnahme bekanntzugeben.

Aufwendungen für Anschaffung oder Umrüstung eines bestehenden Aufzeichnungssystems können in voller Höhe als Betriebsausgabe abgesetzt werden und werden mit einer einmaligen Prämie in der Höhe von 200 Euro unterstützt (kann mit der jährlichen Steuerklärung im Beilagenformular E 108c beantragt werden). Gefördert werden „nur“ die Anschaffung bzw. die Umrüstung, die Miete einer Registrierkasse daher nicht. Für den Erwerb einer Signaturerstellungseinheit oder eine App (für Smartphones oder Tablet/Laptop/PC) steht die Prämie auch zu.

Barumsätze sind neben Bargeld auch

• Umsätze durch Kredit- und Bankomatkarten oder mittels vergleichbarer elektronischer Zahlungsformen getätigte Umsätze,
• Barschecks,
• Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen etc.

Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V)

Ab 01.04.2017 müssen alle Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (Signaturerstellungseinheit) verfügen. Diese Signaturerstellungseinheiten können bei einem im EU-/EWR-Raum oder in der Schweiz niedergelassenen Zertifizierungsdienstanbieter:innen, die qualifizierte Signaturzertifikate anbieten, erworben werden.

Belegerteilungs- und Belegannahmeverpflichtung

Ab 2016 muss jeder bar (siehe Definition oben) zahlende Gast einen Beleg erhalten und jeder Gast ist verpflichtet, den Beleg entgegenzunehmen (Verweigerung der Annahme ist ohne Konsequenzen). Belege können auch elektronisch übermittelt werden (z.B. via E-Mail), der Transfer muss von den Ersteller:innen ausgehen. Ein reines Zeigen auf einem Display genügt nicht.

Beleg-Inhalte (auch für handschriftlich erstellte Belege)

• Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
• fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
• Tag der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung

Bei Vorliegen der Registrierkassenpflicht und damit Verwendung der technischen Sicherheitseinrichtung müssen (spätestens ab 01.04.2017) noch zusätzlich folgende Bestandteile auf dem Beleg aufscheinen:

• Kassenidentifikationsnummer
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
• maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code)

Für wen gelten Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht nicht?

Gemäß Barumsatzverordnung 2015 gibt es auch die Möglichkeit einer vereinfachten Losungsermittlung bei der die gesamten Bareingänge eines Tages durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand ermittelt werden. Die Ermittlung des Kassen- anfangs- und Kassenendbestandes sowie der Tageslosung durch Rückrechnung muss nachvollziehbar sein und entsprechend dokumentiert werden und hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages und für jede Kassa gesondert zu erfolgen.

Wer darf das?

• Umsätze im Freien (nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten) sind bis 30.000 Euro netto nicht registrierkassenpflichtig (sogenannte Kalte-Hände-Regelung). Gewinnermittlung durch „Kassasturz“; Beispiele: Christbaumhändler:innen, mobile Eisverkäufer:innen, Maronibrater:innen, Fiakerfahrer:innen oder offene Fahrgeschäfte; darunter können auch Umsätze in Einkaufszentren oder Bahnhofshallen fallen, oder im Freien stehende Verkaufstische (z.B. im Rahmen eines Festes)
• wirtschaftliche Geschäftsbetriebe von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (sprich: kleine Vereinsfeste) unter folgenden Voraussetzungen: max. 72 Stunden/Kalenderjahr, Organisation und Verpflegung durch Mitglieder bzw. deren nahe Angehörige und für Unterhaltung wird max. 1.000 Euro/Stunde verrechnet. (Achtung: gilt nicht für entbehrliche Hilfsbetriebe dieser begünstigten Vereine).
• Kantinenumsätze eines gemeinnützigen Vereins bis zu 30.000 Euro netto pro Kalenderjahr, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird
• Umsätze in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten bis zu 30.000 Euro netto pro Kalenderjahr
• Buschenschankumsätze soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden (maximal 30.000 netto pro Kalenderjahr)
• Sonderregelungen für Automaten

Weitere Sonderregelungen bestehen gemäß Barumsatzverordnung 2015 für:

• Fahrausweisautomaten für Beförderungen im Personenverkehr
• Onlineshops
• Unternehmer:innen, die ihre Lieferungen und sonstigen Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (z.B. Tierärzte und -ärztinnen, Masseur:innen), dürfen diese Umsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen, wenn sie bei Barzahlung dem Leistungsempfänger einen Beleg ausfolgen und davon eine Durchschrift aufbewahren.

Werden die Umsatzgrenzen in einem Jahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, so fällt die Registrierkassenpflicht mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres weg.

Stand: Dezember 2016

Die Finanzverwaltung kann bei Betrieben die sogenannte Kassennachschau durchführen. Was das bedeutet haben wir in einem extra Artikel für Sie zusammengefasst.

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